Защита на данните и Политика за поверителност
Въведение
Solvay признава и подкрепя поверителността на данните на всички лица и ги зачита, когато събира и обработва лична информация. В частност, Solvay зачита поверителността на данните на своите клиенти, доставчици и служители, и други лица, с които Solvay има бизнес взаимодействия. В допълнение към ограниченията и задълженията на тази Политика, Solvay спазва приложимите национални закони, които защитават неприкосновеността на личната информация, включително Общия регламент за защита на данните на ЕС 2016/679), в сила на и след 25 май 2018 г., както и всички закони и разпоредби в юрисдикциите, в които Solvay извършва своята дейност.
Обхват
Тази политика се прилага за:
(1) Лична информация, която се събира, поддържа, използва или обработва по друг начин от всяка Глобално бизнес единица, Функция / Дейност в подкрепа на бизнеса или филиал на Solvay. Тази Политика е глобална и се прилага за всички местоположения на Solvay. Това е безусловната основа за използване на лични данни и може да бъде заменена само от по-строги национални разпоредби;
(2) Лична информация във всякакъв формат, включително компютъризирани записи и електронна информация, както и хартиени файлове; и
(3) Лична информация, която Solvay събира и използва за собствени бизнес цели.
В някои случаи Solvay обработва лична информация, която принадлежи на други компании, по-специално в рамките на споразуменията за преходни услуги. В тези случаи, Solvay защитава личната информация в съответствие с настоящата Политика, спазва всички закони, които регулират информацията и използва информацията само според разрешението на собственика на данните, както е изрично посочено в споразумението за преходни услуги.
Условията на тази Политика са предназначени за прилагане от агенти и изпълнители, които боравят с и обработват лична информация от името на Solvay.
Определения
За целите на настоящата Политика се прилагат следните определения:
„Лична информация“ (или информация на дадено лице) - наричана още лична информация за идентифициране (PII) или лични данни - означава всяка информация, която може да се използва за пряко или косвено идентифициране на дадено лице. Включва всякаква информация, която позволява дадено лице да бъде идентифицирано или само от тази част от данните, или от тези данни и други данни, които са налични или е вероятно да бъдат налични, като неговото / нейното име, домашен адрес, имейл, идентификационен номер, заплата и информация за придобивки. Няма разлика между лична информация за дадено лице в неговата частна, обществена или работна роля, тъй като всички са обхванати от тази Политика.
„Обработка“ означава всяка операция или набор от операции, които се извършват върху лична информация, независимо дали чрез автоматични средства, като например събиране на данни.
„Чувствителна лична информация“ означава лична информация, която разкрива медицинско или здравословно състояние, расов или етнически произход, политически убеждения, религиозни или философски убеждения, членство в синдикати или информация, посочваща сексуалния живот или сексуалната ориентация на лицето.
Принципи за поверителност
(1) Събиране или използване на данни - цели
Solvay събира и използва личната информация, за да поддържа и подпомага бизнеса си. Solvay обработва лична информация само за ограничени, изрични и законни цели и винаги в съответствие с приложимото законодателство. Видовете информация и целите, за които събираме лична информация, могат да включват:
За служители
Solvay събира и използва лична информация според нуждите на Човешки ресурси и процесът по подбор от настоящи и бъдещи служители и независими изпълнители.
За клиенти, доставчици и подизпълнители
Въпреки че нашите клиенти, доставчици подизпълнители са предимно компании, Solvay събира лична информация за лица, които са техни служители. Тази информация за бизнес връзка и други лични данни се използват за администриране на съществуващи и бъдещи бизнес договорености.
Други
Допълнителна лична информация може да бъде събирана, използвана и разкривана за целите, за които е била събрана, и за целите на законовото съответствие, включително нормативна отчетност, разследване на твърдения за неправомерни действия, управление и защита на правни искове и действия, спазване на призовки, съдебни разпореждания и други законови задължения. Например, можем да събираме информация за лица, които посещават нашите съоръжения.
Solvay събира тази информация само по разумен и законен начин.
(2) Известия за поверителност - прозрачност
Когато е необходимо, Solvay информира лицата за обработката на тяхната информация и я предоставя при поискване. В частност, известията за поверителност съдържат:
- вида информация, която събираме;
- целите, за които събираме лична информация;
- видовете страни, на които разкриваме лична информация;
- защитата на поверителността и информацията, която използваме; и
- как да осъществите достъп, коригиране или изтриване на лична информация (ако е приложимо).
Solvay предлага и прозрачност по отношение на международното прехвърляне на информация. Когато е възможно, известията за поверителност включват информация за това как личната информация може да се използва в рамките на група Solvay и от трети страни, целите на такова прехвърляне, потенциалните получатели и защитите, които Solvay прилага, за да осигури адекватно ниво на защитеност на прехвърлената информация.
(3) Законност и справедливост на обработването
Solvay обработва лична информация законосъобразно и справедливо по отношение на личността. Това предполага, че цялата обработка се основава на законни основания, като необходимостта от обработка за (i) подготовка и / или изпълнение на договор с физическо лице, (ii) спазване на законово задължение, наложено на Solvay, (iii) защита на жизненоважни интереси на даденото лице, (iv) изпълнение на задача, извършена в интерес на обществото, или (v) законни интереси, преследвани от Solvay или от трета страна, освен когато тези интереси са заменени от интересите или основните права и свободи на лицето, което се нуждае от защита на лична информация.
В допълнение, когато съгласно закон, договор или споразумение се изисква съгласие на физическо лице за събирането, използването или разкриването на лична информация, Solvay трябва да получи такова съгласие преди обработката или прехвърлянето на личната информация.
(4) Чувствителна информация
Има определени видове лична информация, които Solvay счита за особено чувствителни и за които предоставя допълнителна и подходяща защита и поверителност. Solvay ще събира и използва тази чувствителна лична информация само когато има правно основание или когато е получено съгласието на лицето, или когато има убедителни бизнес причини, ако това е законно разрешено.
(5) Точност на информацията
Solvay използва разумни средства за поддържане на личната информация достатъчно точна, пълна и актуална, според нуждите за целите, за които е била събрана.
(6) Разкриване на информация
Вътрешно разкриване
Като цяло, личната информация може да се споделя в рамките на Solvay, когато това е законово разрешено за разумни и подходящи корпоративни цели. Въпреки това, дори в рамките на Solvay, достъпът до лична информация е ограничен до тези служители, агенти или изпълнители, които се нуждаят от достъп, за да изпълняват възложените им функции.
Външно разкриване
Разкриването на лична информация извън служителите, агентите или изпълнителите на Solvay може да се извършва само според разрешенията или изискванията на закона или правния процес, или съгласно споразумение, бизнес необходимост или със съгласието на физическото лице. В частност:
Служителите
Solvay може да разкрива лична информация за работници и служители на редица трети страни, които предоставят на тези служители услуги като управление на процеса по заплащане или придобивки.
Всички физически лица
Лични данни могат винаги да бъдат разкривани във връзка с инициативи за спазване на законодателството, в отговор на държавно искане за информация или като част от надлежната проверка, договарянето и завършването на продажба или прехвърляне на целия или част от нашия бизнес.
(7) Местонахождението на лична информация и международен трансфер
Личната информация може да се съхранява и обработва в националната, регионалната или глобалната централа на Solvay, в местоположенията на филиал на Solvay или на нашите доставчици на услуги, в един или повече от нашите международни центрове за данни и в облака чрез нашите доставчици на услуги и винаги в съответствие с приложимите закони.
Международният отпечатък на Solvay включва голям брой прехвърляния на лична информация между различни юридически лица на Solvay, както и към трети страни, намиращи се в различни страни. Solvay се стреми да осигури прилагането на подходящи предпазни мерки за осигуряване на такъв трансфер на информация в съответствие с приложимото законодателство.
(8) Защита на личната информация
За да помогне за защитата на поверителността на личната информация, Solvay използва защитни мерки, подходящи за чувствителността на информацията. Тези предпазни мерки включват разумни административни, технически и физически мерки за защита на поверителността и сигурността на личната информация срещу очаквани заплахи и неоторизиран достъп до личната информация. Solvay също така поддържа ефективна програма за защита на данните и поверителността и програма за управление на нарушения. Когато се изисква от приложимото законодателство, Solvay ще докладва за нарушения в личната информация на съответния орган и / или ще информира засегнатото лице.
(9) Достъп и корекция - права на физическите лица
Solvay обикновено предоставя, при поискване, възможност за разглеждане на собствената лична информация на лицата, за потвърждение точността и пълнотата на личната им информация и за актуализиране на личната информация, ако е необходимо. Solvay предоставя на хората разумна възможност да възразят срещу събирането, използването и разкриването на личната им информация.
(10) Запазване
Solvay се стреми да не съхранява личната информация по-дълго, отколкото е разрешено съгласно приложимото законодателство.
Отговорности
Отговорност на всички служители е да съдействат за защитата на личната информация, като действат в съответствие с тази Политика. Всеки служител е отговорен и за това да помогне да се гарантира, че личната информация, която притежава Solvay, е точна и актуална.
Solvay създаде Служба за защита на данните и поверителността, която отговаря за координирането на усилията за спазване на поверителността на данните в Solvay, както и за внедряването на ефективна комуникация и обучение, свързани с тази Политика. Когато това се изисква от националното законодателство, Solvay ще назначи служители по защита на данните на национално или местно ниво.
Отговорност на всяко Глобална бизнес единица, Функция / Дейност в подкрепа на бизнеса или филиал на Solvay, както и на всеки служител, е да осигури спазването на тази Политика при обработката на Лична информация и да докладва на Службата за защита на данните и поверителността за всяко несъответствие или нарушение.
Службата за защита на данните и поверителността отговаря за определянето и актуализирането на тази Политика.
Всяко нарушение на настоящата Политика може да доведе до подходящи действия, включително дисциплинарни, смекчаващи действия и прекратяване на бизнес отношения, предмет на и в съответствие с приложимото законодателство.